Die Europäische Union plant eine einheitliche zentrale digitale Entsendemeldung für grenzüberschreitende Entsendungen. Vor dem Hintergrund dieser begrüßenswerten Vereinheitlichungsinitiative werden nachfolgend die wichtigsten Hintergründe und Zusammenhänge erläutert.

Hintergrund

Im internationalen Geschäftsverkehr kommt es innerhalb der EU sehr häufig zu Entsendungen zwischen den Mitgliedsstaaten im Einklang mit der Entsenderichtlinie. Erfasst sind Entsendungen:
• im Rahmen von Dienstleistungsverträgen mit Parteien, für die die Dienstleistungen bestimmt sind und die in einem anderen Mitgliedstaat tätig sind;
• in Niederlassungen oder der Unternehmensgruppe angehörende Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat;
• von Leiharbeits- oder arbeitnehmerüberlassenden Unternehmen in einen anderen Mitgliedstaat.

Die einschlägigen Vorschriften (EU-weit durch die Entsenderichtlinie harmonisiert) sehen hierfür bestimmte Verfahrensschritte vor – zu denen bekanntermaßen unter anderem eine Entsendemeldung gehört. Hiermit informiert das entsendende Unternehmen die zuständigen Behörden des Aufnahmestaats u. a. über: 
• seine Identität;
• die voraussichtliche Zahl der entsandten Arbeitnehmer;
• den Ansprechpartner und die Kontaktperson des Dienstleistungserbringers;
• Beginn, voraussichtliche Dauer und Ende der Entsendung;
• die Anschrift(en) des Arbeitsplatzes;
• die Art der die Entsendung begründenden Dienstleistungen.

Die Art und Weise der Einreichung der Meldung ist nicht wirklich einheitlich. In Rumänien wird sie derzeit mittels eines Formblatts in Rumänisch dem zuständigen Arbeitsinspektorat (ITM) übermittelt. 

Geplante EU- Plattform

Die Europäische Kommission hat im November 2024 den Vorschlag COM(2024) 531 final vorgelegt. Vorgesehen ist eine mehrsprachige öffentliche Online-Schnittstelle, die an das Binnenmarktinformationssystem IMI angebunden wird. Unternehmen sollen Entsendemeldungen hierüber künftig zentral und digital übermitteln können.

Die geplante Plattform soll insbesondere ein einheitliches elektronisches Meldeformular (e-Declaration), die Speicherung und Wiederverwendung bereits übermittelter Daten, den Upload von Nachweisen sowie die elektronische Kommunikation mit Behörden ermöglichen.

Für Unternehmen ist jedoch entscheidend: Die Plattform ersetzt nationale Meldeverfahren nicht automatisch. Ihre Nutzung soll von der Entscheidung des jeweiligen Mitgliedstaats abhängen.

Vorgesehene Angaben

Das geplante Standardformular soll unter anderem Informationen zum Dienstleister, zu den entsandten Arbeitnehmern, zum Einsatzzeitraum, zum voraussichtlichen Stundenlohn, zum Einsatz von Leiharbeitsunternehmen oder Vermittlern sowie ggf. zum Aufenthaltsstatus von Drittstaatsangehörigen erfassen.

Es handelt sich um einen Maximalkatalog: Mitgliedstaaten können auf einzelne Informationen verzichten, sie sollen jedoch nicht zusätzliche Angaben verlangen dürfen. 

Nach einer Umsetzung des Rechtsakts sollte es Unternehmen so möglich sein, ihre Entsendeprozesse so zu organisieren, dass die relevanten Daten zentral verfügbar, aktuell und für wiederkehrende Meldungen wiederverwendbar sind.

A1-Bescheinigung weiterhin gesondert

Die arbeitsrechtliche Entsendemeldung ist mit der sozialversicherungsrechtlichen A1-Bescheinigung nicht zu verwechseln. Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis, welchem Sozialversicherungssystem der Arbeitnehmer während der grenzüberschreitenden Tätigkeit unterliegt, und richtet sich an eine andere Behörde (in Rumänien: CNPP); ihr kommt in der Praxis eine wesentliche Bedeutung zu.

Die geplante e-Declaration ändert die geltenden A1-Regeln nicht.

Laut Fachpresse wird allerdings diskutiert, inwieweit die elektronische Entsendemeldung bei der Beantragung der A1-Bescheinigung verwendet werden kann. Solch eine technische Verbindung zwischen Entsendemeldung und A1-Verfahren ist zweifellos wünschenswert. 

Exkurs: elektronische A1-Anträge in Rumänien

In Rumänien sind elektronische A1-Anträge bereits die Regel. Unsere Praxiserfahrung hat allerdings gezeigt, dass dies in Rumänien im Wesentlichen nur bei Standardfällen reibungslos funktioniert. In atypischen Sachverhalten sollten Unternehmen deshalb mit zusätzlichem Aufwand und Nachweisen rechnen.

Fazit

Eine EU-weit einheitliche elektronische Entsendemeldung ist geplant und zweifellos wünschenswert. Ihre tatsächliche Nutzbarkeit wird aber von der technischen Umsetzung durch die Kommission und der Entscheidung der einzelnen Mitgliedstaaten abhängen. Arbeitgeber in Rumänien müssen bis zu einer verbindlichen Umstellung die jeweils geltenden nationalen Entsendeverfahren einhalten und deren Anforderungen gesondert prüfen. Die Meldung wird auch bei ihrer Einführung zudem die A1-Bescheinigung nicht ersetzen; eine Digitalisierungs- und Integrationsperspektive besteht allerdings. 

Kontakt und weitere Informationen:

STALFORT Legal. Tax. Audit.

Bukarest – Sibiu – Bistrița
Büro  Bukarest:
Tel.:       +40 – 21 – 301 03 53
Fax.:       +40 – 21 – 315 78 36
E-Mail:  bukarest@stalfort.ro
www.stalfort.ro