Nahezu jede Organisation verwendet interne Kontrollsysteme, genauer Pakete von Maßnahmen, die umgesetzt werden, um ihre Geschäftsziele zu erreichen. Diese bezwecken den Schutz des Vermögens, die Festlegung klarer Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf Ebene der Organisation sowie die rechtzeitige und richtige Berichterstattung über ihre Ergebnisse. Sie reichen von internen Regeln und Verfahren betreffend den Schutz von bzw. den Zugang zum Vermögen bis zu Regeln über das Verhalten der Arbeitnehmer. 

All diese Maßnahmen vermögen jedoch das Risiko von Missbrauch wie Betrug oder Fehlverhalten, nicht vollständig auszuräumen. Hauptziel eines internen Kontrollsystems ist es daher, diese Risiken auf ein akzeptables oder kontrollierbares Niveau zu reduzieren und einen Mechanismus zur Erkennung imminenter Fehler oder Missbrauchsfälle umzusetzen. 

Es ist Aufgabe der Geschäftsleitung, solche Kontrollen sicherzustellen. Die Prüfung der operativen Effizienz interner Kontrollen obliegt dabei in der Regel dem internen Audit.

Missbrauchsfälle

Missbrauch kann jede Art von Organisation aller Größen betreffen. Treten solche Fälle ein, können sie bedeutende Folgen, von finanziellen Verlusten bis hin zum Verlust der Glaubwürdigkeit und Rufschädigung, verursachen. Zu den wichtigsten Kategorien gehören:

• Veruntreuung/ Unterschlagung
• Korruption
• Betrug in Bezug auf Jahresabschlüsse.

Am häufigsten kommt die Vermögensschädigung durch Veruntreuung/Unterschlagung vor, etwa wenn sich Personen (z. B. Arbeitnehmer) zu Vermögen und Finanzmitteln der Organisation Zugang verschaffen. Die anderen zwei Kategorien – Korruption und Betrüge in Bezug auf Jahresabschlüsse – sind in der Privatwirtschaft weniger verbreitet; treten sie jedoch ein, können sie erhebliche Auswirkungen haben. Im öffentlichen Sektor kommt die Korruption, z. B. bei Beamten oder Politikern, dagegen häufiger vor.

Kontrollsysteme

Um Missbrauch zu verhindern, sollten präventive und aufdeckende Kontrollmaßnahmen eingeführt werden. 

Präventive Kontrollen sollen Fehl- oder rechtswidriges Verhalten verhindern, während aufdeckende Kontrollen darauf abzielen, Unstimmigkeiten, Fehler und verdächtige Situationen zu identifizieren, nachdem diese bereits eingetreten sind. 

Nach der Umsetzung muss die Geschäftsleitung sicherstellen, dass diese Kontrollen im Rahmen der Organisation operativ sind und von allen Arbeitnehmern, ungeachtet deren Position in der Gesellschaft, beachtet werden. Von großer Wichtigkeit ist neben der Einsetzung interner Kontrollen jedoch auch die regelmäßige Prüfung, inwieweit diese noch angemessen sind, bzw. deren Aktualisierung bei Änderungen der Organisationsabläufe. 

Bei der Konfigurierung der internen Kontrollen einer Organisation muss die Geschäftsleitung Folgendes in Betracht ziehen:

• Aufgabenverteilung
  Eine der wichtigsten Methoden zur Prävention und Erkennung von Missbrauch, insbesondere in kleineren Organisationen ohne eine Organisationsstruktur, die eine genaue Aufgabenverteilung erlaubt, besteht in der Einschränkung und Überwachung des Zugangs der Arbeitnehmer zu Finanzmitteln und Buchhaltungsunterlagen.
• Schutz des Gesellschaftsvermögens 
  Neben der Sicherung der Gesellschaftsgüter ist die Einführung einer doppelten Zeichnungspflicht für die Freigabe von Bank- und anderen Geschäften die häufigste und einfachste Methode, den Zugang zu den Gesellschaftsressourcen zu kontrollieren.
• „Vier-Augen-Prinzip“
  Die Prüfung der Maßnahmen, die Mitarbeiter vornehmen, durch einen Manager, insbesondere in Verbindung mit der Ausstellung von Gutschriften, Rabatten, Bankgeschäften und der Vorbereitung der Finanzberichterstattung, ist der Schlüssel zur Gewährleistung der Verantwortlichkeit für die Richtigkeit der Maßnahme und zur Missbrauchsprävention.
• Überwachung anderer Missbrauchsindikatoren
  Korruption im Rahmen einer Gesellschaft kann in Verbindung mit der Vergabe eines Großauftrages an einen Lieferanten oder Kunden oder mit verschiedenen Gefälligkeiten für einen bestimmten Geschäftspartner gegen eine Bestechungssumme eintreten. Jegliche spürbare Änderung im Lebensstil eines Arbeitnehmers könnte auf rechtswidrige Erträge hinweisen. 

Umstände, die zu Missbrauch führen können, können jedoch auch mit schwer zu erreichenden Zielen, niedrigen Gehältern, Verweigerung der Mitarbeiter, Urlaub zu nehmen, oder wiederholten Korrekturen in den Buchungsunterlagen verbunden sein.

Fazit

Insgesamt zeigt die Erfahrung, dass die Vorteile angemessener und effizienter interner Kontrollen die Kosten und den Aufwand der Umsetzung solcher Kontrollen überwiegen; im Endeffekt ermöglichen es diese der Geschäftsleitung, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

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