Die rumänische Steuerverwaltung ANAF hat bereits am Beginn des Jahres angekündigt, dass sie ab dem 1. März mit gewissen Steuerpflichtigen nur noch online kommunizieren wird. Betroffen sind juristische Personen, Unternehmen ohne Rechtspersönlichkeit sowie natürliche Personen, die als Freiberufler, Einzelunternehmen o. ä. selbstständig tätig sind. Informationsgemäß sollen Dokumente auf Papier, die von solchen Steuerpflichtigen eingereicht werden, nicht mehr beachtet/bearbeitet werden. 

„Privater Virtueller Datenraum“

Die elektronische Kommunikation mit der ANAF erfolgt durch den sog. „Privaten Virtuellen Datenraum” („spațiu privat virtual”, kurz SPV). Durch diese virtuelle Plattform kann der Steuerpflichtige die eigene steuerliche Situation einsehen, die historische Erfüllung der Steuerpflichten nachprüfen und verschiedene Unterlagen beantragen und abrufen.

Der SPV wird von der ANAF seit längerer Zeit mit limitierten Funktionen und freiwilliger Nutzung angeboten. Der Umfang der Dokumente, die von Steuerpflichtigen im SPV beantragt bzw. von der ANAF im SPV zugestellt werden können, wurde wesentlich erweitert.

Die bisherige Kommunikation mit der ANAF per Post und am Schalter soll nun durch die elektronische Kommunikation ersetzt werden. Zustellungen per Post oder durch persönlichen Empfang sollen in Zukunft elektronisch durch Veröffentlichung im SPV erfolgen. 

Zugang zum SPV

Juristische Personen benötigen für die elektronische Kommunikation mit der ANAF verpflichtend ein Digitalzertifikat. Dieses wird von einem zertifizierten Lieferanten ausgestellt und verleiht eine elektronische Signatur, die den rumänischen und den EU-Regelgungen im Bereich der elektronischen Identifizierung und der Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen entspricht.

Das Digitalzertifikat ist mit der natürlichen Person verbunden, die es besitzt. Diese Person hat sich bei der ANAF formell als Besitzer eines Digitalzertifikates und als Zugangsberechtigter für die elektronische Kommunikation mit der ANAF anzumelden.

Auch natürliche Personen können mit der ANAF mittels Digitalzertifikat kommunizieren. Alternativ können sie sich durch Benutzername und mehrere Passwörter in der SPV-Plattform identifizieren bzw. einloggen.

Zu beachten ist, dass der Zugang einer Person zum SPV nicht auch die Berechtigung zur elektronischen Einreichung von Steuermeldungen umfasst. Separat vom Zugang zum SPV hat jeder Steuerpflichtige weiterhin, aufgrund getrennter Formalien, den Zugang zur elektronischen Einreichung von Steuermeldungen zu beantragen.

Berechtigte Personen

Ein Steuerpflichtiger kann den Zugang zum SPV durch eine oder mehrere Personen beantragen. Zugangsberechtigte Personen sind entweder die gesetzlichen Vertreter des betreffenden Steuerpflichtigen oder andere Personen, die ausdrücklich aufgrund einer Vollmacht bestellt wurden. Entsprechende Unterlagen, die den Status des Antragstellers belegen, sind dem Antrag ggf. beizufügen und Vollmachten müssen einige inhaltliche Erfordernisse erfüllen. Nach den neuen Regelungen ist das Erfordernis einer notariell beurkundeten Vollmacht entfallen, allerdings kann eine solche Vollmacht die Formalien erleichtern und wird in der Praxis oft (noch) verlangt.

Praxisprobleme und Schwierigkeiten

Laut den Regelungen sind nunmehr auch steuerliche Anmeldungen und Änderungen durch elektronische Kommunikation vorzunehmen. Die dafür notwendigen Formblätter sind allerdings noch nicht ausreichend aktualisiert, um alle Situationen zu erfassen. Auch bestehen noch eine Reihe von Situationen, für welche unklar ist, ob und inwiefern die Zustellung der Dokumente elektronisch erfolgen wird oder kann.

Spezifische Schwierigkeiten ergeben sich im Falle nichtansässiger Steuerpflichtiger. Aus dem Wortlaut der Regelungen geht hervor, dass auch diese nunmehr elektronisch mit der ANAF zu kommunizieren haben. Dies setzt jedoch die vorherige Bevollmächtigung einer Person mit Digitalzertifikat sowie den vorherigen Zugang zum SPV voraus, damit jedwede Formalien eingeleitet werden können. 

Mangels der ausdrücklichen Regelung vieler Sachverhalte ist oft die Abklärung der konkreten Vorgehensweise mit der Steuerbehörde im Vorfeld notwendig.
Dass Digitalzertifikate nur mit natürlichen Personen verbunden sind, kann bei Ausfall des Inhabers ferner Probleme verursachen.

Fazit

Die Bemühungen der rumänischen Steuerverwaltung für eine Erhöhung der Digitalisierung sind lobenswert und hilfreich. Allerdings mangelt es stellenweise, wie leider so häufig, noch an Einfachheit, Einheitlichkeit und Kohärenz. Die Formalien sind umständlich, formalisiert und für nicht eingewiesene Personen kompliziert. Es bleibt zu hoffen, dass die Praxiserfahrungen der folgenden Monate eine Basis für zukünftige Entwicklungen mit Bezug auf die Digitalisierung der ANAF schaffen.

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