Oft sind es die „einfachen“ Sachverhalte, die in der Praxis Probleme bereiten können. Dies betrifft u. a. die Dauer des Nutzungsrechts eines Gesellschaftssitzes in Rumänien. Läuft diese ab, kann es schnell dazu kommen, dass die rumänischen Steuerbehörden einschneidende Maßnahmen bezüglich der Gesellschaft ergreifen. Dasselbe gilt bei Sitzverlegungen, die im Handelsregister einzutragen sind. Aktuell ist die Sitzverlängerung bzw. -verlegung einer Gesellschaft allerdings schwieriger geworden.
Reform des Handelsregisters
Wie mehrfach berichtet, findet derzeit eine digitale Reform des Handelsregisters statt, die sich als ein chaotisches Verfahren erwiesen hat. Obwohl diese Reform schon seit Juli im Gang ist und auch Vereinfachungen bei dem Online-Eintragungsverfahren von Gesellschaftsgründungen, Strukturänderungen, oder Auflösungen erzielt hat, treten immer noch Probleme bei dem Upload bestimmter Dokumente auf die Plattform und sogar bei Reservierungen von Firmen auf – oft ist die Einreichung des Antrages offline notwendig.
Erwähnenswert ist, dass die Registrierungsnummer von Gesellschaften aufgrund des neuen EDV-System des Handelsregisters eine neue, längere Struktur (Form) als bislang erhält. Die EUID wird ebenfalls geändert. Das größte Problem bildet jedoch die Dauer der Aktenbearbeitung, die erfahrungsgemäß bis zu einem Monat dauern kann.
Eine langsame Bearbeitung der Anträge bzgl. des Gesellschaftssitzes beim Handelsregister stellt aus steuerlicher Sicht ein großes Problem dar, wenn die eingetragene Dauer des Sitzes bis zur Lösung der Akte abläuft.
• Sitzverlängerung
Die Dauer des eingetragenen Sitzes entspricht der Laufzeit der Urkunde, die das Recht zur Nutzung der Räumlichkeiten bescheinigt (z. B. ein Mietvertrag). Bei Ablauf des Vertrages muss der Sitz entweder (an derselben Anschrift) verlängert oder verlegt werden.
Die Verlängerung erfordert nur eine Zusatzurkunde zum ursprünglichen Vertrag und ein theoretisch einfaches Verfahren. Seit der Einführung des neuen digitalen Handelsregister-Systems ist es allerdings vorgekommen, dass Gesellschaftssitze selbst bei rechtzeitiger Einreichung der Dokumente beim Handelsregister wegen langsamer Bearbeitung der Akte vor der Eintragung abgelaufen sind.
Das Risiko des abgelaufenen Sitzes besteht darin, dass die Gesellschaft aus steuerlichen Gründen durch die Finanzbehörden als inaktiv erklärt werden kann, was erhebliche Probleme und Korrekturaufwand bei der Gesellschaft verursachen kann. Die erklärte steuerliche Inaktivität wird ebenfalls in das steuerliche Führungszeugnis der Geschäftsführer vermerkt, womit diese bis zur Löschung der Eintragung aus dem steuerlichen Führungszeugnis nicht als Gesellschafter oder Geschäftsführer in anderen Unternehmen tätig sein dürfen.
Anträge auf Fristverlängerung für die Vornahme der Maßnahmen zur Vermeidung der Inaktiverklärung werden allerdings nicht immer von der Finanzbehörde genehmigt. Damit hängt die Gesellschaft vom Handelsregisteramt ab.
• Sitzverlegung – Änderung des Eintragungszertifikates
Im Falle der Sitzverlegung muss die beim Handelsregister einzureichende Akte u. a. den neuen Leih- oder Mietvertrag und die aktualisierte Gründungsurkunde (act constitutiv) enthalten.
Nach der Lösung des Antrages stellt das Handelsregister ein neues Eintragungszertifikat (certificat de înregistrare) aus. Dieses beinhaltet folgende Informationen zu der Gesellschaft: Firma, Gesellschaftssitz, Haupttätigkeitsgegenstand, Registrierungsnummer und Steuernummer. Änderungen der Firma oder des Tätigkeitsgegenstandes führen daher ebenfalls zur Ausstellung eines neuen Eintragungszertifikates.
Die Änderung des Eintragungszertifikates im Falle einer Sitzverlegung führte bis jetzt aus praktischer Sicht lediglich zur Aktualisierung der Daten zum Sitz innerhalb der von der Gesellschaft ausgestellten Dokumente. Die Änderung des Sitzes und das neu ausgestellte Eintragungszertifikat setzen nun aber auch die Änderung der Eintragungsnummer/EUID voraus, was Mehraufwand und Wartezeiten verursachen kann.
Die auf dem Eintragungszertifikat enthaltenen Informationen spielen eine entscheidende Rolle bei der genauen Identifizierung jedes Unternehmens in seinen kommerziellen und steuerlichen Beziehungen und erleichtern somit verschiedene administrative und operative Verfahren.
Fazit
Es liegt in der Verantwortung der Gesellschaft (Geschäftsführer, Buchhalter, oder jedwede dafür bestellte Person), regelmäßig die Dauer des Gesellschaftssitzes auf Gültigkeit zu verifizieren. Angesichts des Verfahrens und der Bearbeitungsdauer beim Handelsregister sowie der drohenden steuerlichen Konsequenzen einer Verzögerung sollten diese Prüfungen regelmäßig erfolgen und Korrekturmaßnahmen rechtzeitig vorgenommen werden.
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