Die Abschlussprüfungssaison ist an die gesetzliche Frist für die Einreichung der Jahresabschlüsse gebunden; für 2023 ging sie erst vor zwei Wochen zu Ende. Der jährliche Prüfungsprozess kann für viele Unternehmen eine schwierige und zeitaufwendige Tätigkeit sein; je größer das Unternehmen und komplexer seine Abläufe, desto störender kann die Prüfung wahrgenommen werden. Dies kann auch für kleinere Unternehmen gelten; hier sind die wichtigen Finanz- und Buchhaltungsaufgaben i. d. R. wenigen Mitarbeitern – oft einem Hauptbuchhalter oder Finanzmanager alleine, zugewiesen. 

Die gerade zu Ende gegangene Auditsaison kann sowohl für Unternehmen, die sie bereits erlebt haben, als auch für diejenigen, die 2024 zum ersten Mal auditieren werden, eine Lernmöglichkeit darstellen. Es gibt einfache und effektive Maßnahmen, um den Auditprozess für Unternehmen reibungsloser und zeit- und ressourceneffizient zu gestalten.

Proaktive Planung des Jahresabschlusses

Eine ordnungsgemäße Überprüfung der Buchhaltungsunterlagen und die Vorbereitung der Belege und Aufschlüsselungen durch die Finanz- und Buchhaltungsabteilung vor Beginn der Prüfung ist eine der wichtigsten internen Planungsaktivitäten, die die Zeit für die Vor-Ort-Arbeit erheblich reduzieren kann. Noch wichtiger ist jedoch ihre Rolle als Werkzeug für das Buchhaltungsteam, um Differenzen und nicht abgestimmte Posten zu erkennen und die notwendigen Korrekturen vorzunehmen. 

Die Durchführung der Kontenabstimmungen unmittelbar nach Abschluss des Geschäftsjahres kann zu Beginn der Prüfungsarbeit viel Zeit sparen. Eine proaktive vollständige Kontenabstimmung nicht nur zum Jahresende, sondern mindestens vierteljährlich, ist für das Audit-Team auch ein Hinweis auf ein gesundes Kontrollumfeld. Darüber hinaus schreibt das rumänische Buchhaltungsgesetz 82/1991 die jährliche Vermögensbewertung für alle Unternehmen vor, dies umfasst v. a. die Bestandsaufnahme und Saldenbestätigung der Verbindlichkeiten und Forderungen. Diese Kontrollaktivitäten werden von den Auditoren während ihrer Feldarbeit überprüft.

Der jährliche Abgleich der Kunden- und Lieferantensalden ist auch ein Instrument, um den Partnern des Unternehmens eine finanzielle Disziplin aufzuerlegen. Für die Kunden dient die Saldenbestätigung auch als Erinnerung an die ausstehenden Salden; im Falle alter Salden verhindert sie u. U. die Verjährung und hilft bei der Identifizierung und Bewertung der notwendigen Wertberichtigungen.

Das Versäumnis, eine jährliche Bestandsaufnahme aller Aktiva und Passiva durchzuführen, wird nach dem rumänischen Gesetz mit Geldbuße von 3000 bis 20.000 Lei belegt. Auch Steuerprüfer verlangen oft die Dokumentation der jährlichen Bestandsaufnahme.

Prüfungserfahrung aus dem Vorjahr nutzen

Die Erfahrung, die ein Unternehmen aus einem Audit gewinnt, kann in vielerlei Hinsicht genutzt werden. Die wertvollsten Erkenntnisse sind die Vermeidung von Berichtigungen des Vorjahres und die Vorwegnahme von Auditanforderungen. Nach Abschluss der Prüfungen erstellen die Prüfer einen Management Letter, der Probleme feststellt und Abhilfemaßnahmen vorschlägt. Je aktiver und offener sich das Finanzmanagement an der Diskussion beteiligt und einen Aktionsplan für Abhilfemaßnahmen annimmt, desto erfolgreicher wird das Ergebnis der nächsten Prüfung sein.

Steuerliche vs. buchhalterische Behandlung von Transaktionen

Die steuerliche Behandlung des Nichtabzugs von Wertberichtigungen und Rückstellungen für die Berechnung der Körperschaftssteuer ist manchmal ein Argument, das Buchhalter vorbringen, wenn die erforderlichen Wertberichtigungen und Rückstellungen nicht vollständig erfolgen. Die Prüfer erwarten, dass die Aktiva und Passiva in der Rechnungslegung unabhängig von den steuerlichen Auswirkungen eines solchen Ausweises zu ihrem Zeitwert (fair value) ausgewiesen werden, und jede Abweichung von den Rechnungslegungsgrundsätzen kann Prüfungsanpassungen und somit zusätzliche Arbeit für die Finanz- und Buchhaltungsabteilung auslösen.

Offenlegung von Großprojekten gegenüber Prüfern

Größere Projekte oder Transaktionen können eine komplexe Rechnungslegung und eine detaillierte Analyse der zugrunde liegenden wirtschaftlichen Substanz erforderlich machen. Wer die buchhalterische Behandlung eines Projekts oder einer Transaktion bei der Durchführung mit ihrem Wirtschaftsprüfer abstimmt, vermeidet das Risiko einer abweichenden Auffassung der Wirtschaftsprüfer über die angemessene buchhalterische Behandlung und damit eine Prüfungsanpassung am Jahresende.

Fazit

Ein guter interner Kontrollrahmen durch ständige Analyse der Qualität der Buchführungsunterlagen und der zugehörigen Belege, ein regelmäßiger Abgleich der Konten und die Umsetzung etwaiger Korrekturmaßnahmen bildet die Grundlage für einen reibungslosen Prüfungsprozess in der Finanz- und Buchhaltungsabteilung.

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