Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung hat den Umgang mit Informationen über Arbeitnehmer erheblich verändert. Der Zugriff auf die meisten Daten zu Arbeitsverhältnissen, Sozialbeiträgen und dem Versicherungsstatus steht den Arbeitnehmern über die elektronischen Plattformen der Behörden direkt zur Verfügung. Diese Systeme funktionieren nicht isoliert, sondern spiegeln einen kontinuierlichen Datenfluss wider, der vom Arbeitgeber zu den staatlichen Stellen und anschließend zum Arbeitnehmer verläuft.

REGES Online – Registrierung des Arbeitsberichts

Der erste Schritt nach Abschluss eines Arbeitsvertrags ist dessen Registrierung durch den Arbeitgeber vor Arbeitsantritt im REGES-Online-System. Der Arbeitnehmer kann Daten wie das Einstellungsdatum, die Position, das Grundgehalt, die Arbeitszeit, den Arbeitsort, Vertragsänderungen oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses direkt einsehen. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht es, die Richtigkeit der vom Arbeitgeber erfassten Daten zu überprüfen.

Erklärung 112 

Nach Beginn des Arbeitsverhältnisses reicht der Arbeitgeber monatlich die Erklärung 112 zur Meldung der Lohneinkünfte und der entsprechenden Sozialbeiträge für jeden Arbeitnehmer ein. 

Angegeben werden das Bruttoeinkommen, die Einkommensteuer, die Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsbeiträge. Die Daten werden von der ANAF verarbeitet und anschließend an die zuständigen Behörden weitergeleitet.

SPV – Überprüfung der Steuerdaten

Der virtuelle private Bereich (SPV) bietet dem Arbeitnehmer Zugriff auf die vom Arbeitgeber übermittelten Steuerdaten. Das Konto kann online über die von der ANAF festgelegten Identifizierungsverfahren eingerichtet werden. Über die SPV können die gemeldeten Einkünfte, Beiträge und Steuerunterlagen eingesehen sowie Anträge gestellt oder Bescheinigungen angefordert werden. 

CNPP – Erfassung der Rentenbeiträge

Auf der Grundlage der Daten des Formulars D112 erfasst die Nationale Rentenkasse die Beitragszeiten jedes Versicherten. Über das CNPP-Onlinekonto können die monatlichen Beiträge, die Arbeitgeberhistorie, die Beschäftigungszeiten, die aus den eingescannten Arbeitsbüchern übernommenen Informationen und die Beiträge zur zweiten Säule des Pensionsystems eingesehen werden. Anhand dieser Daten lassen sich die Informationen aus dem SPV mit den Aufzeichnungen über die Beitragszeiten abgleichen.

Versichertenstatus im Gesundheitssystem

Auf der Grundlage des Arbeitsvertrags erwirbt ein Arbeitnehmer den Status eines Versicherten im öffentlichen Gesundheitssystem. Dies lässt sich online über den CNAS-Dienst zur Überprüfung des Versichertenstatus einsehen. In der Praxis kann es vorkommen, dass dieser nicht sofort aktualisiert wird, obwohl das Arbeitsverhältnis besteht und die Beiträge gemeldet wurden.

In solchen Fällen erfolgt die Überprüfung schrittweise: zunächst über REGES Online, um das Vorliegen des Vertrags zu überprüfen, anschließend über die SPV hinsichtlich der Beiträge, und schließlich durch Einreichung eines Antrags bei der Krankenkasse zusammen mit den Belegen.

Datenabgleich zwischen Systemen

Die genannten Plattformen verknüpfen Informationen zwischen den staatlichen Systemen. Im Idealfall sollten die Daten zu ein und demselben Arbeitnehmer daher in REGES Online, SPV, CNPP und CNAS übereinstimmen. Jede Unstimmigkeit – wie beispielsweise fehlende Beitragszeiten – kann darauf hindeuten, dass zusätzliche Überprüfungen erforderlich sind.

Dies verwandelt den Arbeitnehmer von einem bloßen Empfänger der vom Arbeitgeber übermittelten Informationen in einen aktiven Teilnehmer an der Überprüfung seines eigenen beruflichen Werdegangs.

Fazit

Der digitale Informationsfluss in Bezug auf die Arbeitnehmer spiegelt einen Paradigmenwechsel in der Verwaltung der Arbeitsbeziehungen wider. Die vom Arbeitgeber generierten Daten werden automatisch von den öffentlichen Behörden übernommen und dem Arbeitnehmer über integrierte elektronische Plattformen zur Verfügung gestellt.

Damit werden die  Verwaltungsinstrumente REGES Online, SPV, CNPP und die Dienste der CNAS zu Mechanismen, mit denen der Arbeitnehmer direkt die Richtigkeit der Daten überprüfen kann, auf denen seine Lohn-, Steuer- und Sozialversicherungsansprüche beruhen.

Die Digitalisierung der Arbeitsverhältnisse setzt jedoch eine gemeinsame Verantwortung voraus. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, vollständige, korrekte und fristgerechte Informationen zu übermitteln, und die Behörden müssen sicherstellen, dass diese in ihre eigenen IT-Systeme übernommen, integriert und aktualisiert werden, und dass die Interoperabilität zwischen diesen Systemen gewährleistet ist. 

Letztendlich sollte der Erfolg der Digitalisierung nicht nur an der Anzahl der online verfügbaren Dienste gemessen werden, sondern auch an der Qualität und Interoperabilität der Daten, um den Verwaltungsaufwand zu verringern, das Fehlerrisiko zu senken und das Vertrauen sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer in die digitalen öffentlichen Dienste zu stärken. 

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