Das Standard Audit File for Tax (SAF-T) ist ein standardisiertes elektronisches Dokument, mit dem Steuerpflichtige der rumänischen Steuerbehörde ANAF umfangreiche Finanzinformationen offenlegen. Große und mittlere Steuerpflichtige kennen und verwenden es bereits; ab 2025 werden etwa 1,9 Millionen Unternehmen diese Berichte ebenfalls erstellen müssen.

Hintergrund

SAF-T-Berichte im XML-Format ermöglichen den Behörden einen schnellen und transparenten Zugang zu den Geschäftstransaktionen des Steuerpflichtigen und erleichtern die Steuerprüfung durch Digitalisierung. Zweck sind Ermittlung und Verhinderung von Steuerbetrug sowie die Verbesserung der Einhaltung der Steuervorschriften und der Transparenz. SAF-T umfasst drei Berichterstattungen mit Informationen über Bestand und Bewegungen betreffend Eingangs- und Ausgangsrechnungen (einschließlich USt), Hauptbucheinträge, Zahlungsflüsse, detaillierte Abschlüsse, Anlagevermögen sowie Vorräte.

Geltungsbereich

Für Großsteuerpflichtige wurde SAF-T im Januar 2022 zwingend, mittelgroße Steuerzahler (etwa 15.000 Unternehmen) betrifft die Pflicht seit Januar 2023. Ab 2025 wird die Erklärung auch für kleine Steuerpflichtige, u. a. Gesellschaften, Forschungs- und Entwicklungsinstitute, genossenschaftliche Organisationen und Staatsunternehmen, in Rumänien eingetragene Vereinigungen mit oder ohne Vermögenszweck, ebenso jedoch ausländische juristische Personen mit Zweigniederlassungen, steuerlichen Betriebsstätten oder einer umsatzsteuerlichen Anmeldung in Rumänien verpflichtend. Auch ruhende Unternehmen sind betroffen.

Ausgenommen sind Freelancer (PFA), Einzelunternehmen, Familienbetriebe, individuelle Arztpraxen, Rechtsanwälte, Notare, Insolvenzverwalter und juristische Personen, die mit Verschlusssachen umgehen, wenn die Übermittlung der Datei Sicherheitsinteressen beeinträchtigen würde.

Fristen

Jede Kategorie von Steuerpflichtigen muss je nach Größe und Registrierung eine bestimmte Meldefrist einhalten:

• Steuerpflichtige, die die USt monatlich erklären, müssen die SAF-T-Meldung monatlich bis zum 30. des Folgemonats einreichen;
• Für Steuerpflichtige, die die USt vierteljährlich erklären, sind vierteljährliche SAF-T-Berichte bis zum 30. des Monats nach Quartalsende fällig.
• Jährliche SAF-T-Berichte für die Meldung des Anlagevermögens sind bis zum Abgabedatum der Jahresabschlüsse für das betreffende Jahr fällig, SAF-T Berichte zu Vorräten sind nur auf Anfrage der Steuerbehörden innerhalb von 30 Tagen nach der ersten Anfrage vorzulegen. 

Die verspätete Abgabe der Erklärung führt zu Geldbußen zwischen 1000 und 5000 Lei, während die Abgabe falscher oder unvollständiger Erklärungen mit Geldbuße zwischen 500 und 1500 Lei geahndet wird. In den ersten sechs Monaten des Jahres 2025 wird eine Schonfrist gewährt, in der keine Geldbußen verhängt werden.

Steuerpflichtige, die die Vorschriften missachten, könnten ferner mit einer verschärften Beobachtung durch die Steuerbehörden, einschließlich Steuerprüfungen und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Umsatzsteuererstattungen, Steuererklärungen usw. rechnen. Sehr wichtig ist, dass SAF-T-Erklärungen jederzeit korrigiert und erneut eingereicht werden können.

Korrelationen mit anderen Berichten

Erwartungsgemäß sollte die Einführung der SAF-T-Meldung die Anzahl der anderen steuerlichen Meldungen verringern. Dies ist bisher nicht der Fall gewesen. Derzeit arbeitet das Finanzamt daran, um die Daten aus der SAF-T-Meldung mit e-TVA, e-Factura, e-Transport und e-Kassenregistern abzustimmen. 

Bislang war diese Aufgabe schwer, da Steuerpflichtige aufgrund unterschiedlicher Systeme nur Teilinformationen zu bestimmten Transaktionen meldeten: so enthalten die e-Factura beispielsweise nur B2B- und B2G-Inlandsgeschäfte, während e-TVA und SAF-T Rechnungen für alle Geschäfte umfassen. Derzeit arbeitet das Finanzministerium an einem Leitfaden für Entwickler von Buchhaltungssoftware, um die Einheitlichkeit der Codes für die steuerliche Berichterstattungen zu gewährleisten. Dies dürfte die Datenkorrelation erleichtern und hoffentlich zu einer Vereinfachung des periodischen Berichtsbedarfs führen.

Fazit

Die obligatorische Meldung von Finanzinformationen über SAF-T für kleine und nicht ansässige Steuerzahler ab dem nächsten Jahr stellt eine wichtige Veränderung im rumänischen steuerlichen Meldesystem dar. Obwohl auf den ersten Blick technische und bürokratische Herausforderungen bestehen, kann die korrekte Umsetzung dieser Maßnahme mit professioneller Unterstützung die Erfüllung der Meldepflichten vereinfachen und die Abstimmung und Validierung von Daten gewährleisten. Empfehlenswert ist, die Erfordernisse zu verstehen und sich im Voraus darauf vorzubereiten, um Geldbußen zu vermeiden und die Konformität mit dem Gesetz sicherzustellen. 

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