Wir kennen es alle. Man steht vor einer Arbeitsaufgabe, die Konzen-tration und Produktivität erfordert. Doch kaum macht man sich an die Arbeit, vibriert oder klingelt das Mobiltelefon. Kurz darauf ertönt die E-Mail-Benachrichtigung des PCs. In unserer schnelllebigen und digitalen Welt wird es zunehmend schwieriger, konzentriert und ungestört an anspruchsvollen Aufgaben zu arbeiten. Das Phänomen der ständigen Ablenkung durch soziale Medien, E-Mails und Benachrichtigungen hat einen enormen Einfluss auf unsere Produktivität und geistige Leistungsfähigkeit. Der Professor und Autor Cal Newport hat das Konzept des „Deep Work“ („tiefe Arbeit“) entwickelt, welches uns einen Werkzeugkasten für konzentriertes ungestörtes und produktives Arbeiten liefert.

Cal Newport selbst definiert seine Methode als „professionelle Aktivitäten, die in einem Zustand der Ablenkungsfreiheit ausgeführt werden und die kognitiven Fähigkeiten an ihre Grenzen bringen.“ Dies bedeutet, dass „tiefe Arbeit“ eine Form von intensiver Konzentration ist, bei der man ohne Ablenkungen und Unterbrechungen an anspruchsvollen Aufgaben arbeitet. Solche Aufgaben erfordern Kreativität, analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Im Gegensatz dazu steht das Konzept „Shallow Work“ (oberflächliche Arbeit), welche aus weniger anspruchsvollen, oft wiederholbaren Aufgaben besteht, die leicht von Ablenkungen unterbrochen werden können.

Die Bedeutung der „tiefen Arbeit“ in der Arbeitswelt

Konzentriertes und tiefsinniges Arbeiten wird in der heutigen Arbeitswelt immer seltener, aber gleichzeitig immer wertvoller. Die zunehmende Digitalisierung und die damit verbundenen Ablenkungen erschweren es, über längere Zeiträume hinweg fokussiert zu bleiben. Dabei sind es gerade diese ungestörten Phasen, in denen Menschen ihr volles kreatives und intellektuelles Potenzial ausschöpfen können. Wer in der Lage ist, die „Deep-Work-Methode“ konsequent umzusetzen, hat langfristig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Die Methode ist besonders wertvoll für Wissensarbeiter, Kreative und alle, die sich mit komplexen Problemstellungen auseinandersetzen.

Tiefes Arbeiten führt zu besseren Ergebnissen, weil die Konzentration auf eine Aufgabe zu kreativeren und durchdachteren Lösungen führt. Da die Fähigkeit, tief zu arbeiten, immer seltener wird, wird sie auch immer wertvoller. Menschen, die diese Fähigkeit entwickeln, sollen in der Lage sein, überdurchschnittliche Ergebnisse zu erzielen und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Acht Regeln der „Deep-Work-Methode“

Regel 1: Arbeite tief!
Dies ist die Grundregel des Deep-Work-Prinzips. Tägliche oder wöchentliche Zeitfenster für ungestörtes, intensives Arbeiten sind der Grundbaustein der Methode. In diesen Phasen sollten jegliche Ablenkungen eliminiert werden, damit man sich nur auf die anspruchsvollsten und wichtigsten Aufgaben konzentrieren kann. Einige Menschen planen feste Zeiträume in ihrem Kalender ein, andere arbeiten in Zyklen mit intensiven, tiefen Arbeitsphasen, gefolgt von kurzen Pausen. Wichtig ist, dass man in diesen Deep-Work-Phasen keine Unterbrechungen zulässt, weder durch E-Mails noch durch Gespräche oder soziale Medien. Es ist hilfreich, das Handy auszuschalten oder in den Flugmodus zu versetzen. Darüber hinaus sollten unnötige Browserfenster geschlossen werden, sodass man sich voll und ganz auf eine Aufgabe fokussieren kann.

Regel 2: Schalte auch mal ab!
Cal Newport betont, dass es nicht nur wichtig ist, tief zu arbeiten, sondern auch tief zu ruhen. Um während der Arbeitsphasen produktiv zu bleiben, ist es unausweichlich, in den Pausen wirklich abzuschalten und sich zu erholen. Dazu sollten feste Zeiten für Freizeit und Entspannung eingeplant werden, die genauso ernst zu nehmen sind wie die Arbeitszeiten.

In dieser Ruhezeit geht es darum, sich körperlich und geistig zu regenerieren, sei es durch Sport, Meditation, Lesen oder den Austausch mit Freunden und Familie. Guter Schlaf, regelmäßige Bewegung und ausreichend Freizeit sind relevant, um bei der Arbeit die nötige Energie und Konzentration aufzubringen.

Regel 3: Vermeide oberflächliche Arbeit!
„Oberflächliche Arbeit“ definiert sich durch leicht wiederholbare Aufgaben, die keine tiefere Konzentration erfordern. Dazu gehören oft administrative Tätigkeiten wie das Beantworten von E-Mails, Meetings oder kleinere organisatorische Aufgaben. Ziel ist es, diese Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren und sie so effizient wie möglich abzuarbeiten. Es ist dabei vorteilhaft, feste Zeiten am Tag für E-Mails und administrative Aufgaben einzuplanen, statt sie ständig zwischen-durch zu erledigen. Dadurch bleibt mehr Zeit für tiefes Arbeiten.

Regel 4: Strikte Beseitigung von Ablenkungen
Um tiefes, produktives Arbeiten erfolgreich umzusetzen, sollten alle unnötigen Ablenkungen aus dem Arbeitsumfeld beseitigt werden. Dazu gehört vor allem die ständige Verfügbarkeit von Informationen und sozialen Medien. Es ist vorteilhaft, sich einen Ort zu schaffen, der dabei hilft, fokussiert zu arbeiten. Hierfür kommt ein ruhiger Arbeitsplatz im Büro oder ein Zimmer zu Hause in Frage. Diese Orte sollten dann natürlich auch frei von Ablenkungen sein.

Soziale Medien gehören heute zu den größten Ablenkungsquellen. Sie komplett zu meiden, ist enorm schwierig. Um die Ablenkungsgefahr zu minimieren, sollten nur Plattformen genutzt werden, die für die beruflichen oder persönlichen Ziele tatsächlich relevant sind. Ein nützliches Werkzeug gegen diese Ablenkungen sind z. B. Zeitmanagement-Apps oder Webseiten-Blocker, die den Zugriff auf ablenkende Webseiten während der Arbeitszeit einschränken.

Regel 5: Arbeitszeit konsequent planen
Eine gute Planung ist ein weiterer Schlüssel zum Erfolg der Deep-Work-Methode. Es ist ratsam, die eigene Arbeitswoche im Voraus zu planen und Zeitblöcke für tiefes Arbeiten festzulegen. Diese Zeitfenster sollten möglichst ungestört und ablenkungsfrei sein. Durch diese Planung erhält man nicht nur einen klaren Überblick über die Woche, sondern gewährleistet auch, dass man genügend Zeit für tiefes Arbeiten hat.

Regel 6: Steigerung der Produktivität durch die „Pomodoro-Technik“
Die „Pomodoro-Technik“ ist eine beliebte Methode zur Steigerung der Produktivität. Dahinter verbirgt sich die Festlegung von festen Zeitintervallen (in der Regel 25 Minuten), gefolgt von kurzen Pausen (5 Minuten). Nach vier Arbeitszyklen legt man eine längere Pause von etwa 15 bis 30 Minuten ein. Diese Methode hilft dabei, konzentriert zu bleiben und regelmäßig Pausen einzuplanen, um eine geistige Erschöpfung zu vermeiden. Die Technik kann hervorragend für das tiefe Arbeiten genutzt werden.

Regel 7: Setze Prioritäten!
Die Fokussierung auf die Aufgaben, die den größten Wert schaffen, ist enorm wichtig. Dies erfordert oft, dass man Aufgaben priorisiert und nicht relevante Tätigkeiten aufschiebt oder delegiert. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die sogenannte „Eisenhower-Matrix“, bei der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet werden. So stellt man sicher, dass die eigenen Deep-Work-Phasen für die wirklich wichtigen Projekte effektiv genutzt werden.

Regel 8: Entwickle Rituale und Routinen!
Viele erfolgreiche Menschen führen ihren Erfolg auch auf Rituale und Routinen zurück. Sie sind auch für die Deep-Work-Methode essenziell. Feste Rituale und Routinen können dabei helfen, in den Zustand des konzentrierten Arbeitens zu kommen. Diese Rituale können einfache Handlungen wie das Aufräumen des Schreibtisches, das Anzünden einer Kerze oder das Erstellen einer To-do-Liste umfassen. Das Ziel ist es, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die einen automatisch in den Zustand der Konzentration versetzt.

Philosophien zur Umsetzung der Methode

Mit dem Ansatz der „rhythmischen Philosophie“ etabliert man eine regelmäßige Gewohnheit und einen Rhythmus für das tiefe Arbeiten, indem man sich jeden Tag zur gleichen Zeit ein bis vier Stunden Zeit nimmt, um sich zu konzentrieren. Bei der Einplanung dieser Zeit sollte jedoch bedacht werden, dass die meisten Menschen nicht mehr als vier Stunden „Deep Work“ pro Tag durchhalten können. Man kann z. B. an jedem Wochentag zwischen 8 und 10 Uhr morgens Zeit für tiefes und konzentriertes Arbeiten einplanen. Der Schlüssel zu dieser Strategie liegt in der Beständigkeit.

Die Methode der „journalistischen Philosophie“ ist die flexibelste und ermöglicht es, das konzentrierte Arbeiten in den Zeitplan einzubauen, wo immer man kann. Beispielsweise kann Zeit für „Deep Work“ zwischen zwei Meetings eingeplant werden, wenn man mindestens 90 Minuten Zeit hat. Voraussetzung ist jedoch, in dieser Zeit mit voller Konzentration zu arbeiten.

Die sogenannte „klösterliche Philosophie“ eliminiert nahezu alle oberflächliche Arbeit in allen Bereichen des Lebens oder reduziert sie deutlich. Hierbei kann man z. B. am Morgen sämtliche Beschäftigung mit E-Mails und Meetings streichen, um mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten zu haben.

Bei der „bimodalen Philosophie“ wird die Zeit aufgeteilt, wobei lange Abschnitte (z. B. mindestens ein ganzer Tag) für tiefe Arbeit reserviert und der Rest für alles andere genutzt werden. Die bimodale Zeiteinteilung ist eine flexiblere Version der klösterlichen Philosophie.