Mit dem Jahreswechsel stehen traditionell neue Änderungen in den Bereich Steuern und Buchhaltung an. In diesem Jahr betreffen sie u. a. die Aufbewahrungspflichten bzgl. Dokumenten.

Das Buchhaltungsgesetz (Gesetz 81/1991) verpflichtet alle in Rumänien tätigen Unternehmen, die in seinen Geltungsbereich fallen, Buchungsunterlagen und Belege, auf deren Grundlage Buchungen vorgenommen werden, für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Hat der Mindestarchivierungszeitraum bis zum 15. Januar 2023 i. d. R. zehn Jahre betragen, wurde dieser nun auf fünf Jahre verkürzt. Rechtsgrundlage ist das Gesetz 36/2023, das am am 15. Januar 2023 im Amtsblatt veröffentlicht wurde.

Neue Aufbewahrungsfristen

Die neue Gesetzgebung sieht einen Zeitraum von fünf Jahren für die Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen vor. Berechnet wird dieser ab dem 1. Juli des Jahres, das auf das Ende des Geschäftsjahres folgt, in dem die Unterlagen erstellt wurden. Ausdrücklich sieht das Gesetz 36/2023 neben der Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen eine Frist von fünf Jahren auch für Lohnabrechnungen vor.

Archivierung durch automatische Datenverarbeitungssysteme und Registrierkassen

Die neue Fünfjahresfrist gilt auch für diejenigen Unternehmen, die ihre Buchhaltungsunterlagen mittels automatischer Datenverarbeitungssysteme organisieren. Dasselbe gilt für Unternehmen, die verpflichtet sind, Registrierkassen zu nutzen. Genauer gesagt muss der Fiskalspeicher der Registrierkassen die Sammlung und Aufbewahrung von Daten für fünf anstatt zehn Jahre ermöglichen, und ersetzte Fiskalspeicher müssen ebenfalls für fünf statt der bislang zehn Jahre archiviert werden.

Entbürokratisierung

Nach Ansicht der Regierung werden die Unternehmen von einer ressourcenintensiven Verpflichtung entlastet: Die Aufbewahrung und Archivierung zahlreicher Dokumente und Register verursacht Unternehmen Kosten in Form von Mieten, Ausgaben für die Aufrechterhaltung von Räumlichkeiten, deren Erweiterung im Laufe der Zeit und die Anhäufung neuer aufzubewahrender Register und Belege, Aufwendungen für Archivierungssoftware oder -anwendungen usw.

Zusätzlich zu den oben genannten Punkten besteht das erklärte Ziel des Gesetzgebers darin, die Aufbewahrungsfrist mit der Verjährungsfrist abzustimmen, in welcher laut Steuerverfahrensrecht die Steuerverwaltung das Recht hat, Steuerforderungen festzulegen. 

Probleme in der Praxis

Obwohl die Gesetzesänderungen auf Harmonie abzielen, führen sie in der Praxis zu einer Reihe von Kontroversen. So beginnen die Fünfjahresfrist für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen und die Verjährungsfrist für das Recht der Steuerbehörden, Steuerschulden festzustellen, zu unterschiedlichen Zeiten. Dies kann wie folgt erläutert werden:

Das Recht der Steuerbehörden, Steuerforderungen geltend zu machen, verjährt nach fünf Jahren, sofern das Gesetz nichts anderes vorsieht. Dieser Zeitraum beginnt am 1. Juli des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem die Steuerschuld entsteht. Die buchhalterische Aufbewahrungspflicht sieht jedoch einen Zeitraum von fünf Jahren vor, der ab dem 1. Juli des Jahres beginnt, das auf das Ende des Geschäftsjahres folgt, in dem die Unterlagen erstellt wurden. Im Falle einer Steuerprüfung können daher Situationen eintreten, in denen die buchhalterisch maßgebliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen und das Unternehmen nicht mehr im Besitz der Buchungsunterlagen ist, die der Steuerberechnung zugrunde liegen. Wenn entsprechende steuerliche Nachweise für einen bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit nicht mehr vorliegen, sind die Behörden berechtigt, Steuerforderungen auf Grundlage von Schätzungen festzulegen, was zu höheren Steuerbelastungen führen kann.

Fazit

Tatsächlich sind die neuen Maßnahmen ein weiteres Zeichen dafür, dass der Gesetzgeber eine kontinuierliche Entbürokratisierung anstrebt. Dies senkt nicht nur Kosten und Aufwand für die Unternehmen, sondern könnte auf Dauer sogar Platz in den chronisch überfüllten Staatsarchiven schaffen. Infolge der Auflösung einer Gesellschaft müssen deren Unterlagen ebenfalls archiviert werden, allerdings ist hierfür derzeit kein Platz in den Staatsarchiven erhältlich, weswegen für die Archivierung auf Leistungen privater Gesellschaften zurückgegriffen werden muss.

Unseres Erachtens müssten die neuen Änderungen präziser mit dem Verfahren für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen abgestimmt werden. 

In der Praxis ist wie immer besondere Vorsicht geboten. Das Entfernen aus dem Archiv von Unterlagen, die älter als fünf Jahre sind, kann wegen der unterschiedlichen Fristen und der Lücke zwischen dem Zeitpunkt der Erstellung der Unterlagen und demjenigen der Generierung der Umsätze, auf die sie sich beziehen, im Fall von Steuerprüfungen zu Änderungen des steuerlichen Ergebnisses führen.

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