Dienstleistungen wurden in der Vergangenheit zu oft als Vorwand für Betrug, der darauf abzielte, die Körperschafts- und/oder Umsatzsteuer zu reduzieren, verwendet. Daher verfolgen nicht nur die rumänischen Rechtsvorschriften, sondern auch die Steuerbehörden einen restriktiven Ansatz bei ihrer Behandlung in der Praxis. Bei der Dokumentation von Rechnungen für Dienstleistungen ist somit Vorsicht geboten; wichtige Aspekte werden nachfolgend beschrieben.

Zu beachtende Aspekte

Häufig ist der bloße Abschluss eines Vertrages zwischen zwei Parteien nicht ausreichend. Steuerprüfern müssen vielmehr Dokumente vorgelegt werden, die die tatsächliche Erbringung der Dienstleistung im Einklang mit den Bedürfnissen des Empfängers belegen. Wichtig sind:

• Die Rechtfertigung des Bedarfs an Dienstleistungen;
• Ein Vertrag/Auftrag für die Leistung;
• Die tatsächliche Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

Begründung der Notwendigkeit

Das Gesetz kann nicht genau festlegen, was bei einer Tätigkeit benötigt wird, es setzt jedoch voraus, dass dem Bezug einer Dienstleistung ein natürliches Bedürfnis oder der Versuch, der eigenen, potentiell gewinnerzielenden Tätigkeit einen Mehrwert zu verleihen, zugrunde liegt. 

Z. B. ist es für ein Unternehmen, das Einnahmen aus dem Verkauf von Kleidung erzielt, selbstverständlich, Werbedienstleistungen zu beziehen, die den Umsatz steigern können. Selbst wenn diese Werbedienstleistung den Umsatz nicht erhöht, sind die Ausgaben gerechtfertigt und damit absetzbar. Würde dieses Unternehmen hingegen eine Beratung für das Management von Bohrinseln beauftragen, was mit dem Kerngeschäft nicht zusammenhängt, wäre dies hingegen verdächtig. Der Bezug von Dienstleistungen, die weder direkt noch indirekt mit der Erzielung von Einnahmen verbunden sind, kann sowohl beim Empfänger als auch beim Lieferanten strenge Steuerprüfungen auslösen.

Bei Dienstleistungen zwischen verbundenen Personen stellt sich zusätzlich die Frage, ob diese wirtschaftlich notwendig sind oder allein durch die Beziehung zwischen den Parteien motiviert ist. Eine wirtschaftliche Motivation kann damit untermauert werden, dass die betreffende Dienstleistung von einem Dritten hätte bezogen werden müssen, wäre sie nicht von dem verbundenen Partner bezogen worden.

Gesetzlicher Rahmen

Auch wenn die Steuergesetzgebung die Notwendigkeit eines Vertrags oder einer Bestellung nicht ausdrücklich vorsieht, handelt es sich dabei um notwendige Dokumente, die den rechtlichen Rahmen der Beziehung zwischen den Parteien und die gegenseitigen Rechte und Pflichten festlegen. Da diese Dokumente auch Klauseln, Preise, Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen regeln, gelten sie als Belege im Sinne des Rechnungslegungsrechts und werden auch bei Steuerprüfungen regelmäßig verlangt.

Umsetzung

Die größte Herausforderung dürfte darin bestehen, die tatsächliche Erbringung der Dienstleistungen zu belegen. Die Steuervorschriften sehen keine spezifische Dokumentation vor, da diese je nach Art der Dienstleistung unterschiedlich sein kann. 

Besonders problematisch ist dies in der Praxis für die Rechtfertigung von Beratungsleistungen, technischer Unterstützung, Softwareprogrammierung und -entwicklung, Werbung und Marketing, Personalbeschaffung, usw. Der Nachweis der Erbringung der Leistungen kann den Steuerpflichtigen in diesem Fall erheblichem Verwaltungsaufwand aussetzen, wenn er mit seinen Dienstleistern nicht klare Verfahren zur Dokumentation und Bestätigung der Leistungserbringung festgelegt hat.

Verbundene Personen

Zusätzlich ist zu berücksichtigen, dass alle Transaktionen zwischen verbundenen Personen dem Marktwertprinzip entsprechen, d. h. so durchgeführt werden müssen, als ob sie zwischen unabhängigen Parteien stattfänden. Auf Verlangen der Steuerbehörden müssen die Steuerpflichtigen auch eine Verrechnungspreisdokumentation vorlegen.

Fazit

Die o. g. Aspekte bzgl. Belegen und Nachweisen sind sowohl bei Körperschafts- als auch bei Umsatzsteuerprüfungen zu berücksichtigen. Ihre Einhaltung wird von den Steuerprüfern mit großer Gründlichkeit verfolgt. Die Nichtbeachtung kann dazu führen, dass die Abzugsfähigkeit von Ausgaben sowie die Anerkennung der Vorsteuer abgelehnt werden, was die Verpflichtung zur Zahlung höherer direkter oder indirekter Steuern (USt.) an den Staatshaushalt und die damit verbundenen Nebenkosten nach sich zieht.

Es wird empfohlen, dass die Erbringung von Dienstleistungen auf der Grundlage von Verträgen erfolgt, die alle Elemente enthalten, aus denen hervorgeht, welche Dienstleistungen erbracht werden und welche Ausführungsphasen gegebenenfalls vorgesehen sind. Die Leistungen sollten mit der ertragserzeugenden Tätigkeit in Einklang stehen, und es sollten Dokumente für die Anerkennung der erbrachten Dienstleistungen durch den Empfänger abgeschlossen werden.

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