Seit dem 16. Februar 2019 findet die sog. Apostillen-Verordnung1 Anwendung. Sie schafft für bestimmte Urkunden in der gesamten EU die Pflicht zur Anbringung von Apostillen ab.
Was sind Apostillen?
Die in der Praxis eher unbeliebte Apostille wurde durch das Haager Übereinkommen2 geschaffen. Hintergrund war, dass die einzelnen Staaten uneinheitliche und z. T. komplizierte und langwierige Legalisationsverfahren für im Ausland vorzulegende Urkunden regelten, die der Mitwirkung von Ministerien und Behörden bedurften. Die Apostille wurde daher als einheitliches Instrument zur Beglaubigung öffentlicher Urkunden in den (inzwischen 117) Unterzeichnerstaaten eingeführt.
Die Apostille selbst ist ein rechteckiger Stempel bzw. Aufkleber auf der Rückseite einer Urkunde und bestätigt die Echtheit der Unterschrift, ggf. des Siegels/Stempels sowie die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat. Größe und Wortlaut der Apostille werden genau vorgegeben, sodass keine großen Abweichungen zwischen den Vertragsstaaten bestehen.
Anwendungsbereich
Grundsätzlich müssen öffentliche Urkunden mit Apostillen versehen werden, um in einem anderen Land verwendbar zu sein. Für welche öffentlichen Urkunden dies gilt, regelt jeder Mitgliedstaat. In Rumänien sind dies z. B. notarielle Urkunden, Auszüge aus dem Handelsregister, Schulzeugnisse sowie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden oder sonstige Unterlagen über den Personenstand. U. a. müssen diejenigen Unterlagen für die Gesellschaftsgründung, die der notariellen Form bedürfen, apostilliert werden.
Zuständig für die Ausstellung der Apostille sind in Rumänien die lokale Notarkammer (Camera Notarilor Publici) für notarielle Urkunden oder die Präfektur für anderweitige Unterlagen. Erfahrungsgemäß ist das Verfahren in Deutschland ähnlich, wobei für die Ausstellung entweder die das Dokument ausstellende Behörde (z. B. das Handelsregister für Handelsregisterauszüge) oder die Gerichtspräsidenten zuständig sind.
Ausnahmen von der Apostille
Ausgenommen von der Pflicht zur Anbringung einer Apostille sind öffentliche Urkunden aus Staaten, die gesonderte bilaterale völkerrechtliche Abkommen zur Abschaffung von Legalisationserfordernissen abgeschlossen haben. Rumänien hat solche Verträge z. B. mit Österreich, Frankreich, Bulgarien und Ungarn abgeschlossen.
Auch sind mehrsprachige Auszüge aus den Personenstandsbüchern (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunde) nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) von jeder Förmlichkeit befreit.
Neuigkeiten der Apostillen-Verordnung
Die Apostillen-Verordnung führt neben anderen Vereinfachungen u. a. einheitliche, mehrsprachige Formulare für bestimmte öffentliche Urkunden ein, die keiner Übersetzung im Zielland mehr bedürfen. Für solche Urkunden, die dazu dienen, die Geburt, den Tod, den Namen, die Eheschließung bzw. -scheidung, eine eingetragene Lebenspartnerschaft, die Adoption oder die Staatsangehörigkeit zu belegen, schafft die Apostillen-Verordnung die Apostille ab und setzt teilweise einheitliche Formulare ein.
Zudem können laut Verordnung auch solche Unterlagen formlos verwendet werden, die die sog. „Vorstrafenfreiheit“ bezeugen. Dies bedeutet nach einer ersten Auslegung, dass Führungszeugnisse formlos vorgelegt werden können. Dennoch ist unklar, ob eidesstattliche notarielle Erklärungen einer Person, die genau dieselbe Vorstrafenfreiheit belegen, in der Praxis ebenfalls formlos verwendet werden können. Z. B. im Fall eines Geschäftsführerwechsels hat der neue Geschäftsführer vor einem Notar eine Unterschriftenprobe sowie eine eidesstattliche Erklärung abzugeben, wonach er sämtliche Voraussetzungen erfüllt (unter anderem keine Vorbestrafung hat), um das Mandat zu übernehmen. Nach einer ersten inoffiziellen Antwort des Handelsregisters Bukarest sind solche Erklärungen nicht mehr mit der Apostille zu versehen.
Fazit und Ausblick
Durch die Apostillen-Verordnung sollen sog. Personenstandsurkunden aus den EU-Mitgliedstaaten formlos verwendet werden können. Anderweitige öffentliche Urkunden bedürfen im internationalen Verkehr allerdings weiterhin der Apostille gemäß dem Haager Abkommen. Es bleibt offen, inwiefern diese Regelungen auch für Gesellschaften eine Erleichterung bringen. Ferner gehen wir davon aus, dass es in der Praxis noch dauern wird, bis alle Behörden die Verordnung zur Kenntnis nehmen und anwenden.
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1 Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union, ABL. L 200, S. 1-136.
2 Übereinkommen Nr. 12 vom 5.10.1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation
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