Temeswar – Über 500 Kisten mit offiziellen Dokumenten sind bereits aus dem Archiv des Rathauses Temeswar/Timișoara transferiert worden. Damit hat die Stadt das bislang umfangreichste Projekt zur Digitalisierung und Neuordnung ihres Dokumentenbestandes gestartet, wie aus einer Pressemitteilung des Bürgermeisteramts hervorgeht. Mit der Umsetzung des Projekts wurde das Unternehmen „Iron Mountain“ beauftragt, das den Auftrag im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung erhielt. Der Vertrag läuft bis 2029, umfasst vier Jahre und hat einen Gesamtwert von etwa 6 Millionen Lei (ohne MwSt.).

Das älteste zur Überführung vorbereitete Schriftstück stammt aus dem Jahr 1978, doch auch Akten aus den 1950er-Jahren werden in den Digitalisierungsprozess aufgenommen. Diese waren bislang in einem Gebäude an der Văcărescu-Straße gelagert.

„Vor zwei Jahren haben wir begonnen, alle in den letzten fünf Jahren ausgestellten Baugenehmigungen zu digitalisieren – das war die erste Etappe der Retrodigitalisierung des Stadtarchivs. Nun arbeiten wir daran, die gesamte Papierarchivierung Schritt für Schritt ins digitale Format zu überführen. So reduzieren wir Bürokratie, schützen historische Dokumente, ermöglichen den Bürgern schnellen Zugriff auf Informationen und steigern die Effizienz der Verwaltung“, erklärte Bürgermeister Dominic Fritz.

Die Archivbestände sind derzeit auf mehrere Standorte verteilt – neben dem Hauptsitz am C.D.-Loga-Boulevard auch auf Räume in der Miorița-, Daliei- und Văcărescu-Straße. Alle Dokumente werden sortiert, inventarisiert und in widerstandsfähige Archivkartons verpackt, bevor sie in ein autorisiertes Spezialdepot überführt werden.

Der Prozess umfasst die Digitalisierung mit optischer Zeichenerkennung (OCR), die thematische Indexierung sowie die sichere Online-Bereitstellung. Damit können Bürger künftig Dokumente bequem digital durchsuchen, ohne selbst das Archiv aufsuchen zu müssen. Originale werden nur in Ausnahmefällen vorgelegt – innerhalb von 48 Stunden, bei Eilanträgen binnen 24 Stunden.