Dieser Sommer sollte für Unternehmer und Freiberufler Veränderungen zum Besseren bringen. Die Behörden hatten eine Revolutionierung des Handelsregisterportals und der darüber angebotenen Dienstleistungen angekündigt. Eine Verkürzung der Bearbeitungszeit bei Unternehmensgründungen, die wesentlich einfachere und schnellere Herausgabe von Dokumenten sowie die Erweiterung der angebotenen Informationen waren unter den Versprechungen, die denjenigen, die häufig mit dem Handelsregister zu tun haben, Hoffnung verschafften. Allerdings wurden Unternehmer, Anwälte und alle Betroffenen gleichermaßen mit einer harten Realität konfrontiert: die Revolution begann mit einem Hindernis.
Erste Versuche, erste Probleme
Die ersten Versuche, das Handelsregisterportal zu verwenden, bereiteten – zunächst verständlicherweise – einige Schwierigkeiten. Weniger verständlich ist, dass diese Schwierigkeiten auch mehr als einen Monat nach dem Start des Portals fortbestehen.
In vielen Fällen funktioniert das Portal überhaupt nicht. Wer dies überwindet, stellt fest, dass das Ausfüllen der Online-Formulare ein echtes Gewinnspiel darstellt. Manchmal funktioniert dies, in anderen Fällen so lange nicht, bis sich die Seite ergebnislos schließt. Darüber hinaus kann es geschehen, dass die Speicherung der Daten nicht funktioniert, womit die Formularerstellung neu begonnen werden muss; Sisyphos-Gefühle kommen auf.
Die Situation verschlimmert sich, wenn Dokumente hochgeladen müssen (wie z. B. bei Unternehmensgründungen). Elektronische Unterschriften werden nicht immer anerkannt. Müssen zudem Änderungen an den vorherigen Schritten vorgenommen werden, sollte der Benutzer viel Geduld und Zeit mitbringen, da das Hochladen wiederholt werden muss. Sind alle Schritte erfolgreich durchlaufen, generiert man schließlich per Klick vertrauensvoll den Antrag.
Antrag generiert und Verfahren erledigt?
Man würde meinen, dass nach der Erstellung des Antrages nur noch dessen Unterschrift und ein Upload erforderlich sind, um die Sache zu erledigen. Leider werden jedoch nicht immer alle Pflichtinformationen aus dem Online-Formular in den Antrag übernommen. Da sich dies i. d. R. bei jeder erneuten Antragsgenerierung wiederholt, kommt es zu unvollständigen Anträgen, an denen der Nutzer keine Schuld trägt.
Fehlende Informationen sind hier jedoch nicht das einzige Problem: noch schlimmer kommt es, wenn diese bei der Antragserstellung abgeändert übernommen werden. Wir denken z. B. an die Geburtsdaten der Beteiligten; diese und ähnliche Informationen müssen mit einer Bestätigung des Erklärenden, die strafrechtlichen Bestimmungen hinsichtlich der Falschaussage zu kennen, eingereicht werden.
Weitreichende Folgen
Die o. g. Probleme sind eine beispielhafte Aufzählung. Es dürften umso mehr davon auftauchen, desto vielfältiger die einzureichenden Änderungen sind. Die Folgen dieser Probleme sind allerdings erheblich. Anträge werden wie am Fließband verschoben, und Bearbeitungszeiten, die kürzer sein müssten, werden in der Praxis eigentlich verlängert. Auch kommt es vor, dass hochgeladene und zunächst vom System akzeptierte Dokumente nachträglich nicht geöffnet werden können. Dies führt dazu, dass Ergänzungen und schriftliche Erklärungen eingereicht werden müssen, wo eigentlich Probleme vermieden werden sollten.
Bisher hat das neue System im Vergleich zum alten teilweise erhebliche Verzögerungen bei der Bearbeitung verursacht. Nicht selten handelt es sich allerdings um zeitkritische Vorgänge, so etwa wenn Dokumente bei Banken einzureichen oder für Ausschreibungsverfahren (wo Fristen laufen) oder den Zugang zu Finanzmitteln erforderlich sind. Auch wenn eines der Hauptziele des neuen Portals darin bestand, die Online-Dienste zu vereinfachen, deuten die physischen Schlangen vor den Büros der Handelsregister zurzeit auf das Gegenteil hin.
Fazit
Was als Erleichterung gedacht war, verwirrt und verzögert derzeit erheblich. Das ehemalige Portal des Handelsregisters funktionierte zwar langsam, aber recht zuverlässig. Das neue ist zwar intuitiv – und so gestaltet wird es langfristig sicherlich nützlich sein –, allerdings ist es derzeit noch mit häufigen und erheblichen Problemen verbunden.
Man sagt, der Mensch lernt, solange er lebt. Dies trifft derzeit insbesondere auf Anwälte zu, deren Proaktivität derzeit so gefragt ist wie nie zuvor, um den Bedürfnissen der Mandanten gerecht zu werden. Die Entscheidung zwischen der Einreichung unvollständiger oder fehlerhafter Anträge mit dem Risiko einer Verzögerung, um so schnell wie möglich eine Anmeldebescheinigung zu erhalten, oder dem Warten, bis die Einreichung eines vollständigen Antrags möglich ist, steht neuerdings immer mehr auf der Tagesordnung.
Wir können nur hoffen, dass es so schnell wie möglich zu einer Lösung kommt.
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