Zu Beginn des Jahres wurden in Rumänien gesetzliche Änderungen im Zusammenhang mit dem Handelsregister verabschiedet, die u. a. eine neue Klassifizierung der Tätigkeiten von Gesellschaften (die sog. „CAEN-Codes“) einführte. Viele Tätigkeiten wurden in neue CAEN- Codes aufgeteilt; wir berichteten bereits: stalfort.ro/wp-content/uploads/2025/01/Anpassung_CAEN-Codes.pdf .
Die Frist für die Anpassung der CAEN-Codes, die den ausgeübten Tätigkeiten entsprechen, an die neue „CAEN Rev. 3“ endet erst Oktober 2026, allerdings empfiehlt sich die rechtzeitige Anpassung. Die Umstellung der Tätigkeiten gestaltet sich nämlich nicht immer einfach – insbesondere bei Gesellschaften mit einer langen Liste an Tätigkeiten kann der Prozess mühsam sein. Im Zusammenhang damit steht die Genehmigung der Geschäftstätigkeiten, die grundsätzlich ebenfalls über das Handelsregister erfolgt.
Was ist zu tun?
Die Anpassung der CAEN-Codes an „Rev.3“ erfolgt üblicherweise aufgrund eines Beschlusses der Gesellschafter und setzt die Änderung der Gründungsurkunde (act constitutiv) voraus.
Darüber hinaus müssen alle Tätigkeiten, die eine Gesellschaft ausübt, unter Angabe, ob diese (i) am Sitz, (ii) am/an Nebensitz(en) oder (iii) bei Dritten ausgeübt werden, mittels eines Formblatts beim Handelsregister erklärt werden. Dies bewirkt im Normalfall die Autorisierung der Tätigkeiten.
Hierbei besteht neuerdings nicht mehr die Möglichkeit, eine lange Liste potentiell auszuübender Tätigkeiten anzumelden und zu erklären, dass nur einige davon tatsächlich am Sitz, an Nebensitzen oder bei Dritten durchgeführt werden.
Daher ist es wichtig zu wissen, welche Schritte zu berücksichtigen sind, um das Vorgehen zu vereinfachen – zumal viele Tätigkeiten zusätzlich aus Sicht des Bürgermeisteramts oder verschiedener lokaler Behörden (z. B. Arbeitsinspektorat, Gesundheitsamt, Veterinärbehörde usw.) genehmigungspflichtig sind.
Genehmigung relevanter Tätigkeiten durch das Handelsregister
- für neue Gesellschaften
Für zu gründende Gesellschaften ist die Eintragung der CAEN-Codes relativ einfach: bei der Gründung werden die Codes, die tatsächlich ausgeübt werden sollen, ausgewählt, in die Gründungsunterlagen eingetragen und gemeinsam mit dem o. g. Formblatt beim Handelsregister eingereicht.
Wichtig ist nur, die passenden CAEN-Codes sorgfältig auszuwählen und diese je nach Ausübung am Sitz/ an Nebensitzen/ bei Dritten einzuordnen.
- für bestehende Gesellschaften
Die Vorgehensweise für die „Genehmigung am Firmensitz“, „am Nebensitz“ und „bei Dritten“ für die bestehenden Gesellschaften stellt für bereits bestehende Unternehmen z. T. eine Herausforderung dar.
Insbesondere für Gesellschaften mit einer langen Liste von Tätigkeiten ist hierfür eine sorgfältige Prüfung der Aktivitäten durch die Geschäftsleitung vorzunehmen oder zu veranlassen, um zu entscheiden, welche CAEN-Codes gemäß Rev. 3 für das Unternehmen relevant sind, d. h. tatsächlich ausgeübt werden, und wo diese Ausführung gemeldet werden soll. Alle nicht relevanten Codes müssen entfernt werden.
Erfahrungsgemäß nimmt die Kürzung der Tätigkeitsliste in der Praxis viel Zeit in Anspruch, oft ist sich die Geschäftsleitung nicht darüber einig, welche CAEN-Codes beibehalten bzw. gestrichen werden sollen.
Zu berücksichtigen sind bei der Auswahl auch etwaige Bedingungen für die zusätzliche Autorisierung der jeweiligen Tätigkeiten durch die lokalen Behörden (vgl. u.), da die Praxis oft unterschiedlich ist.
Autorisierung der Tätigkeiten durch die jeweiligen Behörden
Bestimmte Tätigkeiten erfordern zusätzliche Genehmigungen oder Lizenzen, bevor sie legal ausgeübt werden dürfen. Diese Anforderungen stammen in der Regel von Behörden wie der Gesundheitsdirektion (DSP), der Veterinär- (DSVSA), Arbeitsaufsichts- (ITM), Umweltbehörde (ANPM) oder anderen zuständigen Institutionen.
Beispiele hierfür sind unter anderem Tätigkeiten im Bereich Bauwesen und Architektur, Betriebe, die direkt an Gas-, Wasser- oder Elektrizitätsinstallationen arbeiten, Produktion und industrielle Verarbeitung, Transport- und Logistikdienste. Einige Tätigkeiten benötigen abhängig vom Standort, der Unternehmensgröße oder der Art der Dienstleistungen mehrere zusätzliche Genehmigungen zugleich.
Genehmigungen, die bereits für die Tätigkeiten gemäß „Rev. 2“ ausgestellt wurden, bleiben nach der Umstellung auf Rev. 3 entweder bis zur Änderung der Bedingungen, für die sie erteilt wurden, oder bis zum Ablauf weiterhin gültig.
Fazit
Eine sorgfältige und wahrheitsgemäße Auswahl der CAEN-Codes ist ebenso wichtig wie deren regelmäßige Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Tätigkeiten korrekt erfasst, ordnungsgemäß genehmigt und mit den tatsächlichen Geschäftsaktivitäten abgestimmt sind.
Dies sichert eine betriebliche Effizienz im Umgang mit Behörden, Geschäftspartnern und Investoren und vermeidet zugleich unnötige Risiken und bürokratischen Aufwand.
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